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刘建平律师 执业领域:公司合同纠纷、股权纠纷、法律顾问、婚姻家事、房地产、刑事辩护等。教育背景及工作经历:中共党员、中华全国律师协会会员、中国法学会会员、广东一粤律师事务所合伙人、广州市律师协会民事法律专业委员会委员,毕业... 详细>>

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合同纠纷

买卖合同纠纷中,卖方需要哪些证据及如何收集?

买卖合同是企业日常交易中最常见的一种合同,但是很多中小企业缺乏合同管理意识,导致一旦发生纠纷便发现手上基本没有证据证明买卖交易的存在及欠款的金额,从而导致企业陷入巨大的财务危机。那么,如何预防此种情况的出现呢?对于出卖方来说,笔者认为最重要的就是要未雨绸缪,规范买卖合同的流程管理,保留交易的重要证据。

具体说来,在买卖合同中,有以下几个方面的证据是企业家们一定要注意留存的:

一、买卖合同

买卖合同是证明买卖双方之间存在合同交易关系的最直接证据,一份好的买卖合同除了约定合同的基本条款(当事人双方的名称或者姓名和住所;标的;数量;质量;价款或者报酬;履行期限、地点和方式;违约责任;解决争议的方法),还应当约定清楚送达条款及律师费、差旅费等与追回债权有关的费用承担,这样起诉时不仅可以节约因送达不能导致的时间成本,而且可以要求对方一并承担额外支出的律师费、差旅费等费用。

二、送货单或者收货单

送货单或者收货单是出卖人证明其履行了交货义务的重要凭证,如果没有该凭证,一旦对方否认收到货物,那真的是有冤难辩。笔者代理的买卖合同纠纷案件不少,总结经验,不规范的送货单或者收货单不外乎存在如下问题:1.送货单或者收货单上的签名潦草;2.不能证明在送货单或者收货单上签名的人是买受人指定的或合同约定的签收人;3.送货单或者收货单上的送货明细未填写,如送货日期、送货单价及数量;4.送货单或者收货单保存不完整。

对于第134问题,出卖方可要求内部制单人员和送货人员认真细心,细致填写送货单或者收货单,要求对方签收人员工整签名,送货后统一保管好送收货凭证即可。对于第2个问题,首先可以在买卖合同中指定货物签收人员,送货人员仅认可指定签收人对货物的签收;如遇对方更换签收人或合同中未约定签收人,则需买受方以书面形式(如函件、短信、邮件)告知出卖方签收人,同时送货人在送货时可进行拍照留存货物签收情况。

三、对账凭证或结算凭证

不管是连续交易或是一次性交易,买卖双方都应该在一个结算周期内进行对账或结算,以明确双方债权债务情况,结算周期不宜太长也不宜过短,以一个月为宜,具体由买卖双方根据实际交易情况确定。尤其是在长达几年的连续交易中,因经手人多、保管人员更换等原因,一旦发生纠纷很难保证所有的送收货凭证具在。

那么一份完整的对账或结算凭证应包括哪些要素呢?1.对账凭证或结算凭证应列明截止XXX月,买受方尚欠出卖方货款XX,不要仅写双方交易金额为多少元,这样无法分辨哪方为卖方哪方为买方。2.货款本金、加价款或者延迟付款违约金亦应在对账中明确体现,切勿含糊不清。3.对账凭证或结算凭证应有买受方负责人签名及公司盖章,这一点极其重要,单方制作的结算凭证除非有其他证据予以充分证明否则法院不予认可。

另外,笔者还给各位介绍一个小窍门:如果在之前的买卖合同中,争议解决条款、违约责任约定的对出卖方不利的话,在此环节出卖方可以巧妙的通过对账或结算的方式予以变更,给自己争取一个更有利的交易地位。

四、发票凭证

开具发票一般来说是出卖方的合同附随义务,对于买受方来说则一般会在合同中约定出卖方先开具发票买受方再付款。虽然发票可以查到其抵扣的记录,但是对于出卖方来说,在发票管理中一定要注意如下两点:1.发票开具一定得按买受方的要求正确开具,以免发生发票退回的情况。2.发票送交买受方时,应有财务人员或指定人员进行签收、出具签收证明,以明确收到的发票份数及发票金额。

五、付款账号

正常情况下来说,买受方应当按合同约定按时付款,但是如果出现买受上未按时支付的情况那么双方的纠纷则极有可能演化为法庭上的针锋相对。根据笔者的经验,对于出卖方来说,如果通过诉讼的手段追回货款,那么最好在诉讼的过程中对买受方采取财产保全措施,这时对方的账号信息就极其重要了。如果能提供买受方的财产线索不仅有利于及时推进财产保全的进程,而且冻结对方的银行账户也会给其生产经营带来一定的影响。所以,在日常的交易过程中,出卖方应注意搜集买受方的财产线索,尤其是银行账户信息。

六、传真、短信、微信、QQ、电话、邮件往来

随着科技的发展,大家交流的方式也多样化,QQ、微信也日益兴起,与传统的短信、电话、邮件并存,成为人们交流的主要通讯工具。那么对于这些在保存时要注意些什么呢?

1.传真文件:一定要核实传真的收件人、发件人、传真的号码、传真时间,以确定传真文件来源的可靠。对于传真文件,由于其真实性较难判决,同时其保存的时间也不能太长,所以在使用传真文件时要注意其与其他证据之间的衔接,尽量通过其他证据予以佐证。如可在收到传真件后,以短信、微信或者邮件的方式向对方确认传真情况。

2.短信:首先必须将短信对方的身份信息予以核实,确定发短信人的身份,其次短信必须完整保存,需在法庭上出示,在有条件的情况下可以对短信记录进行公证。

3.微信、QQ:在实践中由于微信、QQ的对方信息难以获得,加之对方使用昵称、未进行实名认证的情况,法院调查以确认其真实性的难度也较大,从而导致法院直接予以认定微信、QQ聊天记录的案件较少。所以在搜集该类证据时,一定要先对对方进行身份确定,然后再通过其其他证据的衔接来佐证,必要时可申请鉴定或通过法院向网络运营商申请协助。

4.电话:电话记录最大的弊端就是只能显示双方联系人,不能显示交谈信息,所以最为靠谱的电话联系方式就是进行电话录音,并对录音进行保存,这样才可体现双方谈话的内容,以便法院结合其他证据进行认定。

5.邮件:企业之间交易采用邮件往来的不在少数,在将邮件作为证据在法庭上出示时,应提供发件人、收件人、发件时间、发件内容等,并当庭演示,指明其中与案件相关的内容。如条件允许可进行公证,而直接将公证文书作为证据出示。

以上传真文件、短信、微信、QQ、电话、邮件往来,因其自身的特殊属性,为了让法院更容易采取这些证据,建议在交易中一定要注意以下两点:(1)在买卖合同中就约定好双方的联系方式,具体包括:传真、电话、微信、QQ、邮件,这样至少可以避免在举证对方身份上的困难;(2)对以上联系信息、交流往来,完整保存,不要随意删除。



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